口頭コミュニケーションで気をつけたいこと
はじめに
自分が易きに流れやすい性格もあって、ここ数年はすっかりアウトプットが億劫になってしまってます。ただ、勉強したことや考えたこと、実践したことを言葉にして残さないと、あとで振り返れないし、自分の中にも積み重なっていかない気がします。なので、ぼちぼちアウトプットする習慣を身に付けたいと思い、リハビリも兼ねてブログを書いています。
自分の話が長いという課題感
最近は仕事で、業務フローの整理や PRD の作成など、いわゆる上流工程に関わる機会が増えてきました。それに伴って、PdM やチームメンバーと口頭で話すことも増えています。そこで気になっているのが、自分の話の長さです。考えていることを伝えるのに、どうも時間がかかってしまいます。もう少し短く、分かりやすく伝えられるようになりたくて、ここ数日、伝え方やコミュニケーションに関する本を数冊読んでみました。
この記事では、本から学んだことと、それを読んで自分なりに考えたことをもとに、これからの会話で気をつけたいことをまとめます。
口頭コミュニケーションで意識したいこと
1. 口を開く前に話す目的を考える
まずは、口を開く前に「何を、何のために伝えたいのか」を少し考えるようにしたいです。合意形成のための議論なのか、モブレビューなのか、壁打ちなのかによって、その場の目的は異なります。
その目的を踏まえて、自分が何を伝えたいのかを整理できれば、どこまで話せばよいのかも見えてきそうです。伝える必要のある情報と、今は話さなくてもよい情報も選びやすくなると思います。
2. 上手く話そうとしすぎない
説明が長くなる理由を考えていて、「上手く話したい」という気持ちがあることに気づきました。もっと言えば、「自分をよく見せたい」「賢く見られたい」という見栄です。よく見られたいから、自分の考えに突っ込まれるのを減らしたくなります。その気持ちが、説明を長くしているのだと思います。ただ、一度で自分の考えを全て伝える必要はないはずです。相手とやり取りしながらお互いの考えを理解して、一緒に結論を考えていけばよいのだと思います。
そもそも、よく見られたからといって、よい議論ができるわけでもありません。こういう見栄は持っているだけ損ですね。少しずつ手放していきたいです。
3. 相手と共有できている前提を考える
何をどこまで説明するかは、相手によっても変わります。すでに共有できている前提や背景を、毎回話す必要はありません。その場のメンバーがどこまで知っているかを考えて、必要な説明や補足を選びたいです。
4. 不要な言い回しや情報を削る
話す内容を選ぶのと同じように、言い回しも見直したいです。形式だけで内容のない言葉や、その場では必要のない情報は、できるだけ削って率直に伝えたいと思います。議論に使える時間は限られているので、伝えたいことが伝わるなら、短い方がよさそうです。
5. 話を短く区切る
ここまでの心構えに加えて、話し方として試してみたいのは次の三つです。
- 1文を短く区切る（1文は45文字くらいがよいらしいです）
- 90秒ごとに話を区切る
- 最初に概要を言って、その後に補足説明や前提を付け加える
最後に
AI 時代でも、他の人と一緒に仕事をすることは変わりません。一緒に仕事を進めやすくするためにも、こうしたソフトスキルは磨いていきたいと思っています。全部を一度に意識するのは難しそうなので、会話の中で一つずつ、少しずつ試していきたいです。
読んだ本リスト
今回の記事のトピックについて考えるために読んだ本を載せておきます。